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 各政府采购代理机构：

    为做好2017年度苏州市级政府采购档案材料的归档工作,根据《江苏省政府采购档案管理暂行办法》（苏财规〔2009〕10号）和《关于明确政府采购档案管理有关规定的通知》（苏财购〔2017〕20号）相关规定，做出如下通知：

一、归档项目范围

（一）2017年苏州市级政府采购项目（编号为2017年的资金核定表）。

（二）归档项目的采购方式包括：公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源。

（三）在苏州市级政府采购平台完成采购的部省属单位政府采购项目。

（四）同一资金核定表的废标相关资料，需与最后中标（成交）的项目档案一同归档。

（五）达到公开招标数额及以上的工程类项目不纳入归档范围，无需报送汇总资料，未达到公开招标数额的工程类项目需报送完整的归档资料。

二、档案材料内容

　　（一）政府采购预算执行文件

1．政府采购预算表；

2．政府采购计划申报表和审核表（《苏州市级政府采购项目资金核定表》）；

     3．有关政府采购预算和计划的其他资料。

　　（二）政府采购前期准备文件

　　1．委托代理采购协议书；

　　2．核准采购进口产品的相关审批资料；

　　3．采购方式变更申请及批复；

　　4．采购文件及采购人确认记录，包括评审办法、评审细则、评审纪律等有关文件、资料；

　　5．采购公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

　　6．最终报名成功的供应商名单登记表；

　　7．专家咨询论证会记录；

　　8．已发出采购文件的澄清、修改说明和答疑记录；

　　9．供应商资格审查情况报告；

　　10．评审专家名单及抽取记录；

　　11．库外专家使用相关说明及资料。

　　（三）政府采购开标（含谈判、询价等）文件

　　1．采购响应文件及有关资料等；

　　2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

　　3．采购项目样品送达记录；

　　4．接受供应商投标或谈判的记录；

　　5．开标一览表；

　　6．开标（谈判、询价等）过程有关记录；

　　7．开标（谈判、询价等）过程中其他需要记载的事项。

　　（四）政府采购评审文件

　　1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；

　　2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；

　　3．供应商的书面澄清记录；

　　4．评审报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

　　5．经监督人员签字的现场监督审查记录；

　　6．评审过程中其他需要记载的事项。

　　（五）政府采购中标（成交）文件

　　1．采购人对采购结果的确认意见；

　　2．中标或成交通知书；

　　3．采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

　　4．公证书；

　　5．与中标（成交）相关的其他文件资料。

　　（六）政府采购合同文件

　　1．政府采购合同（市级项目无需代理机构提供；部省属项目需提供）；

　　2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

　　（七）政府采购验收及结算文件

　　1．项目验收记录；

　　2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；

　　3．发票复印件及附件；

　　4．其他验收文件资料。

　　（八）其他文件

　　1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

　　2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；

　　3．采购过程中的音像资料；

   4．其他需要存档的资料。

三、 档案整理要求

（一）归档的政府采购材料应经过系统整理，做到齐全完整、系统准确。代理机构应根据2017年度资金核定表项目清单（在“苏州市政府采购网”的“下载中心”下载）报送材料，并编制递交材料的清单（清单中应至少包括资金核定表编号、采购编号、采购单位、中标（成交）单位等基本信息），清单内容按资金核定表中的业务处室和时间先后排序并加盖代理机构公章，递交时档案资料顺序应与清单中的项目顺序一致，以便查验接收。

（二）递交清单中项目应与2017年度资金核定表项目清单一致，如有不一致的，需附上情况说明。

（三）部省属项目列于递交清单中市级项目之后（封面和目录样张可参照市级项目），并按以下原则排序：

1.采购单位；

2.采购编号。

（四）归档的政府采购材料规格统一，文件、资料用纸规格一律采用a4纸（工程图纸可根据具体情况确定）。

（五）档案材料应制作封面，封面内容样式详见附件一、二。

（六）档案需装订完整（为便于保存，请勿使用塑胶管装订）。

 （七）政府采购档案中的签名、印章齐全。

（八）政府采购档案整理装订完毕后，在档案册侧面加盖代理机构骑缝章。

四、归档时间地点

请各代理机构自2018年3月15日至4月15日间的工作日内，将2017年度政府采购档案材料交至胥江路471号原国库支付中心院内二楼202办公室。为避免代理机构送交时排队等候，请在计划送达日期前两个工作日与接收档案人员电话预约，联系人：校女士 ，联系电话：68152136。

归档过程中如有问题咨询，请联系苏州市财政局政府采购监管处，联系人：王冰 ，联系电话：68616650。

附件一：公开招标封面样张

附件二：公开招标目录样张（☆为必备档案，其余档案根据实际采购情况报送）

附件三：竞争性谈判、询价封面样张（单一来源、竞争性磋商参照此样张）

附件四：竞争性谈判、竞争性磋商、询价目录样张（☆为必备档案，其余档案根据实际采购情况报送）

附件五：单一来源目录样张

                                          苏州市财政局

                                 2018年2月23日

附件一：

政府采购汇总资料

资金核定表编号：

招标编号：

招标方式：公开招标

招标项目：

一、采购情况：

二、中标情况：

经办人：    

                       代理机构单位名称（加盖公章）

日期

附件二：

公开招标项目档案清单目录

附件三：

政府采购汇总资料

资金核定表编号：

采购编号：

采购方式：

采购项目：

一、采购情况：

二、成交情况：

经办人：          

                       代理机构单位名称（加盖公章）

日期

附件四：

竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目档案清单目录

附件五：

单一来源项目档案清单目录